Jiří Filip Missatge comercial: L'oferta actual al mercat de sistemes de gestió de petites empreses és realment àmplia. Al mateix temps, triar el programari adequat és una decisió molt important. Al cap i a la fi, no voleu esbrinar d'aquí a unes setmanes que heu fet una elecció inadequada, canviar a una altra aplicació i formar tot l'equip des del principi. Llavors, com navegar pel mercat atapeït i triar el programari que creixerà amb vostè mentre es manté al dia amb les últimes tendències?
Consulteu els nostres consells sobre com triar el millor sistema per al vostre negoci i quins requisits ha de complir el programari d'informació.
Per què utilitzar un sistema de gestió de petites empreses?
Hi ha moltes raons per les quals una empresa hauria d'utilitzar programari empresarial. No només les grans empreses, on és lògic mantenir l'organització a tota l'empresa i tots els equips. Però també per a petites empreses, on aquesta eina de gestió empresarial pot ser una eina potent per millorar els processos de l'empresa. Això comporta un augment de la competitivitat i l'èxit de l'empresa a llarg termini.
Potser et trobes en una situació en què la teva empresa ja utilitza algunes eines... una de facturació, una de comunicació, gestiones el flux de caixa en Excel, a l'altre Excel tens una llista de clients, un calendari, extractes i la resta en paper. . Si aquesta solució us sembla una mica caòtica, busqueu un sistema més complet que cobreixi la majoria de les vostres necessitats de gestió empresarial en un sol lloc.
Les principals raons per les quals fins i tot les petites empreses haurien d'implementar un sistema de gestió empresarial:
- Millora de l'eficiència i la productivitat: Eficaç sistema d'informació empresarial permet l'automatització de processos, la reducció d'errors durant l'entrada o còpia manual de dades i un important estalvi de temps. Això comporta una millora de l'eficiència i la productivitat dels treballadors i augmenta el rendiment de l'empresa.
- Millor gestió del temps: Un sistema de gestió empresarial facilita la planificació i l'organització del temps, les tasques i els projectes, permetent als empleats centrar-se més en la seva feina i reduir l'estrès.
- Compartició i gestió de la informació més eficient: Un sistema d'informació de gestió ajuda a gestionar les dades i la informació i permet un millor accés i intercanvi de dades entre diferents departaments i empleats. Això comporta una millor col·laboració entre els empleats, a més de tenir tots els documents importants en un sol lloc i això significa que no hi ha cap recerca frenètica entre els papers.
- Presa de decisions més precisa i ràpida: El sistema de gestió de l'empresa proporciona informació en temps real sobre l'estat dels projectes i activitats de l'empresa, permetent una presa de decisions més ràpida i més informada.
- Reducció de cost:Un sistema d'informació per a petites empreses permet una millor planificació i control dels ingressos i les despeses i ajuda a identificar àrees on es poden reduir costos.
Quines funcions cal buscar en un sistema de gestió empresarial?
Automatització
Un sistema de gestió empresarial hauria de permetre l'automatització de processos repetitius o activitats senzilles per minimitzar els errors i la pèrdua de temps en tasques repetitives. L'automatització pot incloure, per exemple, facturació recurrent, recordatoris de pagament, enviament automàtic de correu electrònic, generació d'informes o crear tasques o projectes a partir de plantilles. D'aquesta manera, es pot reduir la càrrega dels empleats, es poden reduir els errors i es pot millorar l'eficiència del treball.
Emmagatzematge de dades al núvol
L'ús de l'emmagatzematge de dades al núvol pot permetre l'intercanvi de dades més fàcil i segur dins de l'empresa, tot està clarament en un sol lloc. També permet accedir a les dades des de qualsevol lloc i en qualsevol moment, la qual cosa augmenta l'eficiència del treball i permet un intercanvi ràpid d'informació. L'emmagatzematge de dades al núvol també serà apreciat per totes les empreses on els membres de l'equip treballin des d'una oficina a casa, per exemple.
Gestió de tasques
El programari de gestió empresarial ha de permetre un fàcil seguiment i gestió de les tasques i els seus terminis. Això pot incloure, per exemple, programar i assignar tasques, fer un seguiment de l'estat de finalització de les tasques i recordar-vos les tasques pendents. Gràcies a això, els membres de l'equip poden distribuir la feina de manera més eficient, supervisar la seva càrrega de treball i completar totes les tasques assignades a temps.
Gestió de projectes
El sistema de gestió de l'empresa ha de permetre una gestió eficaç del projecte, inclosa la planificació, la coordinació i el seguiment del progrés del projecte. Això inclou, per exemple, la planificació pressupostària, l'eficiència i la rendibilitat dels projectes. Aquest sistema permet a l'empresa gestionar millor els seus projectes i aconseguir millors resultats i beneficis.
Idealment, l'eina seleccionada hauria d'oferir múltiples opcions per a la representació gràfica dels projectes, com ara taulers Kanban, diagrames de Gantt o taules generals per a una visualització clara dels projectes, pressupostos, assignació de tasques, estat i progrés.
CRM
El programari empresarial també hauria d'incloure eines de gestió de relacions amb els clients (CRM). Això permet a l'empresa comunicar-se de manera més eficaç amb els clients i gestionar millor els seus requisits.
Si el sistema us permet alinear el CRM amb altres processos, com ara la gestió de projectes, la facturació, la gestió de contractes o la planificació del flux de caixa, dins d'una única plataforma de gestió empresarial, podreu veure els vostres clients des d'una perspectiva de 360°.
Gestió de la càrrega de treball dels empleats
La funció de gestió de la càrrega de treball dels empleats us ajudarà a distribuir el treball de manera més eficient entre els membres de l'equip i aconseguir així la seva càrrega de treball òptima. El sistema d'informació de l'empresa ha de permetre planificar el temps i les tasques de manera que es distribueixin de manera equitativa i que els empleats estiguin adequadament carregats d'acord amb les seves capacitats i rendiment laboral. Al mateix temps, hauria de ser-ho el sistema és capaç de controlar la càrrega i, si cal, oferir una solució adequada, per exemple redistribuint les tasques o augmentant el nombre d'empleats de l'equip determinat. Això permetrà augmentar la productivitat i la satisfacció dels empleats, que contribueix a l'èxit a llarg termini de l'empresa.
Consells per triar el millor programari per a petites empreses
Quan escolliu programari per a petites empreses, és important identificar les vostres necessitats i tenir en compte el vostre pressupost.
Tingueu en compte també la facilitat d'implementació i ús del programari, la capacitat d'integrar-se amb altres sistemes i programari, l'aplicació mòbil i la complexitat de les funcions.
1. Identifiqueu les vostres necessitats:
Abans de començar a buscar el programari adequat, tingueu en compte quines funcions i característiques necessiteu per gestionar el vostre negoci.
Tingueu en compte que alguns programes ofereixen funcions especialitzades per a determinades indústries, mentre que d'altres són universals i es poden adaptar a les necessitats de diferents indústries.
2. Facilitat d'instal·lació i ús del programari:
Penseu en la rapidesa amb què podeu implementar programari nou a la vostra empresa i en quina facilitat és d'utilitzar.
Trobar programari amb una interfície intuïtiva i una configuració fàcil pot estalviar temps i minimitzar la formació dels empleats. Idealment, el programari disposa de tutorials en línia i vídeos de formació per ajudar-te amb la formació, o ofereix consultes on podràs consultar sobre la implantació del sistema a la teva empresa.
3. Solucions amb funcionalitat de gestió financera:
Una solució de programari més avançada amb funcionalitat de gestió financera pot ajudar les petites empreses a fer un seguiment i gestionar les operacions financeres. Això us donarà una visió general dels ingressos i despeses en el moment actual i en un futur proper o el compliment dels pressupostos. Podeu predir l'evolució del flux de caixa per als propers mesos, la rendibilitat dels projectes i els punts febles on els diners s'estan filtrant innecessàriament a l'empresa.
4. Possibilitat d'integració amb altres sistemes i programari:
Considereu quin altre programari feu servir i si el nou programari és compatible i es pot integrar fàcilment amb altres sistemes. Per tant, una interfície programable accessible (API) és clau. Make també és una plataforma d'integració popular, que permet una integració i automatització avançades.
La recerca de programari amb funcions d'importació i exportació de dades pot facilitar la vostra feina i minimitzar l'entrada manual de dades.
5. Considereu el vostre pressupost:
Quan trieu programari, tingueu en compte el vostre pressupost i intenteu trobar una solució que s'ajusti a les vostres necessitats i sigui assequible per al vostre negoci.
Aneu amb compte quan compareu les cotitzacions i considereu si les funcions addicionals valen el preu més alt. Una versió de prova gratuïta hauria de ser una cosa natural.
6. L'aplicació mòbil inclou:
La disponibilitat d'una versió mòbil del sistema de gestió empresarial permet a vostè i als seus empleats mantenir-se connectats i sensibles durant la marxa, independentment de la ubicació i l'equip actuals. Això és especialment important quan es tracta de gestionar equips i activitats híbrides i remotes.
Tingueu en compte que l'aplicació mòbil ha de ser fàcil d'utilitzar i disponible en diferents sistemes operatius.
7. Funcions d'informes integrals:
Una solució de programari amb funcions d'informes integrals pot ajudar les petites empreses a controlar i analitzar el rendiment del vostre negoci, controlar l'eficàcia de les vostres activitats, projectes i campanyes perquè pugueu respondre amb flexibilitat a situacions emergents.
Idealment, el vostre programari d'empresa proporcionarà informació valuosa sobre el vostre rendiment financer, progrés de projectes i tasques, capacitat i utilització dels empleats i molt més. A més, la solució avançada us permet crear els vostres propis informes gràfics i establir diversos criteris d'agregació i ordenació de dades.
8. Funció de comunicació dels components:
Cercar programari amb funcions de comunicació, com ara eines de xat o compartir fitxers, pot ajudar les empreses a gestionar les comunicacions internes de manera eficaç.
A més, cercar programari que es pugui integrar amb altres eines de comunicació com ara les videotrucades pot ser útil per facilitar la col·laboració en equip.
Ja estàs seleccionat?
Com a propietaris de petites empreses, tenim moltes coses a fer i sovint no és fàcil reunir-ho tot. La solució de programari adequada per gestionar el vostre negoci us pot donar un gran avantatge sobre la vostra competència. De sobte tindreu una visió general: de les comandes i tasques i els seus terminis, els clients i la comunicació amb ells, el flux de caixa i la càrrega de treball dels membres individuals de l'equip. Estalviaràs molt de temps dedicat a tasques repetitives amb baix valor afegit. En lloc d'això, podeu centrar la vostra energia en la innovació i les solucions que facin avançar el vostre negoci.
Autor: Caflou - Sistema de gestió tot en un per a petites i mitjanes empreses
Caflou t'ajudarà a gestionar de manera eficaç tota l'empresa i les seves finances. Us permetrà controlar el flux de caixa i predir el seu desenvolupament futur. Eliminaràs el treball rutinari, reduiràs la taxa d'errors, milloraràs el treball en equip i augmentaràs el rendiment de l'empresa. Tot en un sol lloc. Des de qualsevol lloc i a un preu assequible.
