Libor Kubín Darrerament s'ha parlat molt del mètode GTD - Getting Things Done, que ajuda a les persones a ser més productives, a gestionar la seva vida laboral i personal. El 27 d'abril tindrà lloc la 1a conferència sobre aquest mètode a la República Txeca, i Jablíčkař.cz va convidar a l'entrevista un dels més famosos. Lukáš Gregor, professor, editor, blogger i també professor de GTD.
Salutacions, Lukas. Diguem que no he sentit mai parlar de GTD. Ens pots dir, com a laics, de què es tracta?
El mètode Getting Things Done és una eina que ens permet ser molt més productius. Es basa en el fet que, malgrat que el cervell és un òrgan fascinant, té certes limitacions que nosaltres mateixos boicotegem (o no som conscients). Per exemple, inundant-lo o més aviat desherbant-lo per raons del tot incomprensibles. En aquest estat, difícilment es pot utilitzar al màxim durant els processos creatius, quan es pensa, quan s'aprèn, i ni tan sols pot descansar completament. Si ajudem el nostre cap de llast (és a dir: de coses que realment no necessitem portar al cap), fem el primer pas per ser eficients.
I el mètode GTD ofereix una guia en pocs passos per arribar a aquest estat de calma i capacitat de concentració. Com netejar el cap amb la repetició elements a l'anomenada bústia i com organitzar tots els teus projectes i "tasques", ja siguin personals o laborals, en un sistema clar.
A qui va destinat el mètode, a qui pot ajudar?
Se'm fa la boca aigua que encaixa per cadascú, té els seus inconvenients. Si ho miro a través dels diferents tipus de treballs, aquells que depenen essencialment de l'agudesa i la resposta a l'entorn (per exemple bombers, metges, però també suport tècnic divers, gent al telèfon...) només podran utilitzar una fracció del mètode, o simplement utilitzaran el mètode per al seu desenvolupament personal, a nivell personal. I tampoc és un mètode per a tothom perquè hi ha gent a qui qualsevol ordre, sistematització els fa horrorós, o simplement els paralitza encara més que el caos.
I, de fet, una categoria més: sens dubte no és per a aquells que incorporen tots els seus problemes al mètode amb la seva pròpia voluntat feble, pensant que els ajudarà per si sol, potser fins i tot a portar una vida més feliç...
Tots els altres grups de persones poden començar amb GTD.
Hi ha altres mètodes semblants? Si és així, com els compararies amb GTD?
Hi ha una necessitat de desmitificar una mica GTD. Sense aprofundir en la història de les consideracions de productivitat, s'han intentat comprensiblement resoldre problemes de gestió del temps durant molt de temps (sí, des de l'antiga Grècia). Tot i que GTD no es tracta directament d'això, tampoc no és cap miracle nou, una droga que David Allen hauria inventat de sobte mitjançant experiments frenètics a laboratori. El mètode conté més sentit comú que experimentació, fins i tot m'atreviria herètic a dir aquesta etiqueta mètode la perjudica d'alguna manera, i jo voldria destacar només aquest aspecte Eines a seqüència lògica de passos, que pot ajudar.
Només suggereixo que, certament, n'hi ha de semblants mètodes, enfocaments que parlen de la millor manera de resoldre les teves "obligacions", alguns tenen aquests mètodes sense llegir-los des de cap lloc, només s'ho pensen. (Per cert, les dones condueixen en aquesta direcció.) Però si trobés algú altre directament eina, que s'aplica directament a GTD, sens dubte seria el mètode ZTD (Zen To Done, traduït com a Zen i fet aquí). És una solució adequada si una persona ja ha olorat GTD i ha començat a resoldre el problema de prioritzar les tasques, perquè Leo Babauta va combinar GTD amb l'enfocament de Stephen Covey i ho va formular tot de manera que fos senzill. O una solució adequada si no vol resoldre GTD, ni tan sols vol llegir a Covey, és més un autònom, un ésser minimalista.
Quin és, doncs, el primer pas en el camí cap a GTD si m'adono que vull fer alguna cosa amb el meu temps i les meves tasques?
Sempre recomano als principiants que facin almenys dues o tres hores sovint per a una total tranquil·litat. Posa una bona música, potser obre una ampolla de vi. Agafa un full de paper i escriu-hi tots, ja sigui amb vinyetes o utilitzant un mapa mental projectes, en què estan treballant actualment. Treu el màxim profit del teu cap. Potser també m'ajudaran les anomenades àrees d'interès (= rols) que m'agrada utilitzar, per exemple empleat, marit, pare, esportista... i projectes individuals o grups/llistes de tasques pendents.
Per què tot això? Després de tot, un cop us tregueu aquests conceptes bàsics del vostre cap, podreu començar a practicar GTD. Comenceu a procrastinar, enregistreu l'estímul entrant i després assigneu-lo al projecte que ja heu marcat en ordenar.
Però la pregunta també incloïa fes alguna cosa amb el teu temps. En aquesta direcció, GTD no és del tot el més adequat, o ella crea el fons, la base, però no es tracta de planificar. Aquí us recomanaria agafar un llibre El més important primer, o simplement aturar-se, respirar i pensar on sóc ara mateix, on vull anar, què hi faig... Més aviat és per un altre debat, però GTD permetrà que una persona s'aturi i prengui una respiració.
Què necessito per utilitzar GTD? He de comprar alguna eina? Què recomanaries?
Per descomptat, el mètode tracta principalment d'hàbits adequats, però no subestimaria l'elecció de l'eina, perquè també afecta la manera de conviure amb el mètode. Especialment al principi, quan només esteu construint la vostra confiança en el mètode, una bona eina és molt important. Podria recomanar alguna aplicació especialitzada, però tindria més cura. Per als principiants, he tingut una bona experiència amb Wunderlist, que és una "llista de tasques pendents" més sofisticada, però ja es poden provar i aprendre alguns procediments.
Però algunes persones se senten molt més còmodes amb una solució de paper, que té el seu encant, però també els seus límits, definitivament no és tan flexible a l'hora de cercar i filtrar tasques.
Per què el mètode té més aplicacions de programari per a Apple que per a Windows? Aquest fet es manifesta d'alguna manera entre els interessats en el mètode?
L'oferta per a Windows no és petita, però es tracta principalment d'eines que existeixen en lloc de ser utilitzades. La prevalença d'aplicacions GTD per a la plataforma d'Apple també es pot derivar dels grups que treballen amb el mètode: sovint són autònoms o persones de l'àmbit informàtic. I si entrem al món corporatiu, és possible utilitzar Outlook directament per a GTD.
Hi ha alguna diferència entre utilitzar GTD per a estudiants, gestors de TI, mares que es queden a casa o fins i tot gent gran?
No en principi. Només els projectes seran diferents, per a alguns prevaldrà una divisió més detallada en passos individuals, mentre que per a altres prevaldrà el treball amb rutines. Aquesta és precisament la força de GTD, la seva universalitat.
Què fa que el mètode GTD sigui tan únic que està guanyant nous i nous fans?
Ho responc parcialment a les respostes anteriors a preguntes. El GTD es basa en el sentit comú, respecta el funcionament (i les limitacions) del cervell, representa un procediment per organitzar les coses, i això no ha de ser només tasques, sinó també la disposició de l'oficina o coses del taller. És universal i definitivament pot ajudar poc després de la seva implantació, cosa que veig com un gran avantatge. Els resultats són tangibles i immediats, que és el que cal. A més, podeu començar a treballar-hi fins i tot durant la temporada de premsa. Si tinguéssiu la intenció de començar a pensar en la vostra missió, seria molt difícil amb un munt de terminis encesos.
Jo aniria amb compte amb aquesta paraula únic, més aviat m'ho prenc com els seus punts forts. Tant si és únic, ho deixaré als que estiguin interessats. Em convé que GTD m'hagi presentat quan ho necessitava, m'ha ajudat, i per això el vaig difondre més.
Com és GTD fora de la República Txeca? Com és al país d'origen, els EUA?
Tot el que puc dir és que la prevalença i la consciència sembla ser més gran a l'oest que aquí. Però no ho segueixo especialment, realment no tinc gaires raons per fer-ho. Per a mi, la meva pròpia experiència i l'experiència dels qui es posen en contacte amb mi, que llegeixen el lloc, són importants mitvsehotovo.cz, o que passen pels meus entrenaments. Llegeixo i navego per blocs especialitzats de l'estranger, però la cartografia de l'estat de GTD al món és una àrea que està més enllà de les meves necessitats en aquest moment.
Per contra, com és la comunitat de fans de GTD a la República Txeca?
Em vaig trobar vivint en una realitat una mica deformada. Envoltat d'un nombre d'usuaris de GTD, vaig tenir la impressió durant un temps que era una cosa tan familiar després de tot! Però bé, la gran majoria del món que m'envolta mai no ha sentit a parlar de GTD i, en el millor dels casos, només pot utilitzar la paraula gestió del temps.
I després també hi ha un grup estrany de persones que pensen que el GTD s'està convertint en una religió, però no sé realment d'on ve aquest sentiment. Perquè algú l'utilitza està compartint la seva experiència o busca consells i consells d'altres persones?
No es pot sobreestimar l'extensió de la comunitat de fans de GTD a la República Txeca. 376 enquestats van respondre un qüestionari especialitzat, que es va crear com a part d'un treball de fi de grau, que ens va sorprendre gratament. El lloc web Mítvšehotovo.cz és visitat per aproximadament 12 mil persones a la setmana, però el lloc web s'ha ampliat conceptualment per incloure altres àrees de desenvolupament personal, de manera que aquesta xifra no es pot prendre com una resposta a l'interès per GTD a la República Txeca.
Tu participes en l'organització 1a conferència GTD aquí. Per què es va crear la conferència?
Percebo principalment dos impulsos motivacionals bàsics per a les conferències: a) per afavorir la reunió de la comunitat determinada, per enriquir-se mútuament, b) per atreure els no marcats, persones fora d'aquest cercle i per ampliar el seu camp de visió amb alguna cosa, potser fins i tot per educar...
Pot venir a la conferència un principiant o un profe complet sobre GTD? No es sentirà perdut allà?
Al contrari, crec que aquesta conferència va ser feliç d'acollir a principiants o no iniciats. El nostre objectiu no és -com alguns ens acusen- enfortir-nos culte de GTD, però per parlar de productivitat i eficiència, trobar maneres d'ordenar les coses, conciliar la vida laboral i personal, etc. I per a això cal la visió d'aquells que mai han sentit a parlar de cap mètode o encara els estan buscant. Per cert, jo també sóc un cercador, tot i que entreno GTD.
Intenteu atreure els nostres lectors a la conferència. Per què l'haurien de visitar?
La meva intuïció em diu que tot es realitzarà en un ambient molt agradable. L'entorn és preciós, l'equip de gent que l'organitza és humanament proper a mi, els professors i convidats són de gran qualitat, diuen que hi hauria d'haver un avituallament i un menjar excel·lents... Bé, crec que serà senzillament un excel·lent dia!
Què li diries a les persones que no poden seguir les seves tasques en la seva vida laboral i també voldrien una mica d'ordre en la seva vida privada?
L'alfa i l'omega són la constatació de la preciositat del regal que hem rebut i que seguim rebent, amb cada despertar a un nou dia. Que som, que vivim. Vivim en un espai i en un temps determinat. I precisament aquest temps és una quantitat amb tantes incògnites que hauríem de mirar-lo molt més. Podem estalviar diners, també els podem demanar en préstec a algú, simplement passa el temps, per molt que hi pensem. Seria fantàstic si l'agraïm i l'apreciem. Només així l'organització i la planificació poden tenir sentit i ser realment eficaços.
Si voleu aprendre més sobre el mètode GTD, podeu venir a veure la 1a conferència GTD a la República Txeca amb tota una sèrie dels millors ponents i conferenciants en l'àmbit d'aquest mètode. A continuació trobareu la web de la conferència i la possibilitat d'inscripció per aquest enllaç.
Lukas, gràcies per l'entrevista.
